Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для любого масштаба бизнеса важна эффективная организация процесса закупок. Если в компании маленького размера руководство может взять на себя функции закупок совместно с ассистентами, то с увеличением масштаба компании данный процесс потребует слишком больших временных и трудовых затрат. В этом случае возникает необходимость в трудовых ресурсах, и оптимальным решением является автоматизация закупок. В данной статье мы расскажем, что представляет собой автоматизация закупок и какие преимущества она имеет для организации данного процесса.

Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.

Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.

Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.

Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.

Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.

В любой компании процессы автоматизации должны учитывать уникальные бизнес-процессы. Так, системы организации закупок могут быть разными для разных офисов. Например, головной офис может использовать SAP, а его филиал – 1С ERP. Чтобы внедрить полноценную автоматизацию закупок, необходимо настроить связи между системами, а также доработать их. Если же ограничиться локальными базами данных, то возникнут некоторые недостатки. К примеру, конфиденциальная информация может быть потеряна или похищена, так как любые базы данных могут стать объектом киберпреступлений. Руководители будут также лишены возможности быстрого поиска информации, включая истории тендеров и отчеты по срокам и результатам, что может серьезно затормозить работу компании.

Кроме того, коммуникации с поставщиками будут проходить по e-mail и телефону, что существенно усложнит ведение истории, а также оставит компанию без доказательств в случае конфликта с партнерами. Также составление документов и писем потребует много времени, так как нет систематизированных шаблонов и типовых бумаг. Поэтому локальные базы данных подходят только для небольших компаний и могут оказаться неактуальными после расширения бизнеса.

На сегодняшний день существуют автоматизированные системы организации закупок, которые устраняют все перечисленные недостатки локальных баз данных. Они являются удобным и безопасным решением проблем, связанных с закупками товаров и услуг, и позволяют существенно повысить продуктивность работы компании.

Особенности внедрения систем

При внедрении системы автоматизированных закупок необходимо следовать нескольким этапам. Вначале важно изучить бизнес-процессы в компании, чтобы проектирование и разработка системы были выполнены грамотно. Большое значение имеет также программное обеспечение фирмы, так как некачественное оборудование может не справиться с высокой нагрузкой. Однако специалисты, занимающиеся внедрением систем автоматизированных закупок, учитывают подобные особенности и могут предложить индивидуальное решение.

После установки автоматизированной системы организации закупок необходимо подготовить сотрудников к работе с ней. Вариант доступа к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за организацию закупок в компании. Если в компании имеется несколько подразделений, то установку такой системы необходимо проделать на каждом из них. Чтобы ознакомить сотрудников с новым инструментом без лишней спешки и убедиться в качестве работы, оптимальным вариантом является запуск системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но на самом деле это не так. К тому же компании, занимающиеся внедрением подобных систем, предоставляют отделы технической поддержки, где можно получить ответы на профильные вопросы. Главное при этом - выбрать проверенного поставщика услуг внедрения систем автоматизированных закупок.

Фото: freepik.com